見積書には、有効期限を定めることが多いです。年月日を指定する場合もあれば、発行から●●日以内、みたいな書き方もあります。業種により、だいたいこれぐらい、という匙加減があることがあります。不明な点は他の社員などに確認しておくことをお勧めします。

有効期限を定める理由

見積書を出してから、宙ぶらりんの状態で長く待たされるのは困りますね。見積書に有効期限を定める理由としては、もちろん、宙ぶらりん状態が長引くのを防ぐ目的もあります。

しかし、それだけではありません。有効期限を定めておかないと、受注側が不利益を被ることがあります

たとえば、自分が加工業を行っているとします。原材料を仕入れ、加工して商品を作り、販売する、という形です。原材料費は、商品1個あたり80円だとします。原材料費は将来、変動する可能性がある、と考えます。

原材料費80円のときに、「商品を1個150円で売ります」という見積書を出しました。有効期限はつけていません。

見積書発行後に原材料費が変動になるかもしれません。もし原材料費が高騰して二倍になり、1個160円になったらどうなるでしょうか?1個150円で売ったら赤字ですね。

もちろん、原材料費が突然二倍になることは起こりにくいと思われます。しかし、1年後に今の二倍になる、という可能性はあるかもしれません。(海外原産で為替変動も影響するような場合だと、十分考えられます。)もし、見積書に有効期限をつけていなかったらどうでしょうか。1年後に原材料費は二倍になったけど「1年前の見積書の通りに1個150円で売ってくれ」と言われても困りますよね。

そういうことにならないように、見積書には有効期限を定めておくわけです。見積書に有効期限を定めておけば、1年前の見積書を出されても、「この見積書は無効です」と対応すればよいわけです。

必要なら、再発行しましょう

以前の見積書が必要、といわれた場合は、日付けを新しくして再発行するほうが良いでしょう。マイ見積では見積書再編集機能があります。日付だけ新しくすることも、日付と一緒に内容を変更することもできます。