PDFファイル形式とは

電子ファイルの形式の一つにPDFファイルがあります。ファイル名がxxxxx.pdfのように、末尾(拡張子)が.pdfであることや、ファイルを一覧表示するときに下記のような画像が表示されること、などがPDFファイルの目印になります。

紙へ印刷する時の状態とほぼ同じ

PDFは、portable document formatの頭文字をとった物です。特徴としては、

「紙へ印刷する時の状態(表示)とほぼ同じ」

があげられます。

Excelで作成した資料を印刷してみたらズレていた、文字の一部が印刷されなかった、など経験した方もおられるかもしれませんね。自分の手元で印刷して確認できれば直すこともできますね。しかし、取引先にファイル送付して、印刷したら実は... なんてことになったら大変です。

そのような事態をほぼゼロにできるのが、PDFファイルです。見積書、請求書、領収書など、印刷時に数字の一部が欠けたら大変ですね。このような書類を電子的に受け渡す場合は、PDFファイルで送付することが好ましいです。

端末の種類を問わず閲覧できる

Excel形式のファイルを送付した場合、受け取り手がExcelを閲覧できる必要があります。多くの人はExcelを所持していると思われますが、全員持っているとは限りませんし、ソフトウェアのバージョンによって開けなかったりするかもしれません。PDFファイルなら、無料で閲覧できるソフトが配布されていますから、受け手側の環境による影響がほとんどありません。

マイ見積では、見積書PDFを作成できます

見積書をExcelで作成する場合、見積作成後に、PDF変換を行う必要があります。ExcelにPDF変換機能があるとはいえ、作業の手間がかかります。

では、マイ見積ではどうでしょうか？見積計算だけでなく、PDFファイル作成まで行ってくれます。事務作業の負担を軽減します。またファイル形式の変換ミスなどの心配もありません。